Wegweiser
für die Weiterbildung
IT Qualifikation 07/08.2004
Aus- und Weiterbildungs-Unternehmen profitieren in mehrfacher
Hinsicht davon, wenn sie ihre Angebote mit moderner Katalog-Software
darstellen: Die Beschaffungskosten sinken um bis zu 80 Prozent, die
Prozessdurchlaufzeiten werden von acht bis zwölf auf ein bis zwei
Tage reduziert. Was elektronische Kataloge heute und morgen leisten
müssen, wird in Theorie und Praxis mit diesem Artikel erläutert –
mit besonderem Fokus auf die Erfahrungen von zwei
Weiterbildungsinstituten, die in den vergangen Wochen den
smartPublisher
von hito solutions implementierten.
Verkehrte Welt: Nur 0,5 Prozent des gesamten Umsatzes wird in
Deutschland im Internet gemacht – obwohl 53,5 Prozent aller
Bundesbürgerlaut einer ARD/ZDF-Studie aus 2003 im Netz sind. Was tun
die Menschen also im World Wide Web? Klare Trends: Nach E-Mail (75
Prozent) nutzen die meisten Menschen das Netz zum zielgerichteten
Suchen bestimmter Angebote (65 Prozent). Mit der zunehmenden Nutzung
des Internets als Informationsmedium wächst für die Unternehmen die
Notwendigkeit, ihre Produkte und
Dienstleistungen übersichtlich im Web darzustellen – die Rede ist
von Online-Katalogen. Mit deren Hilfe werden Produkte und
Dienstleistungen beschrieben, publiziert und gepflegt. Ein wichtiger
Vorteil der elektronischen Kataloge: Sie lassen sich für viele
Anwendungen nicht nur online, sondern auch als Printversion nutzen.
Cross Media Publishing
Inhalte auf Papier, im Netz oder auf digitalen Datenträgern,
beispielsweise CD-ROMs – all dies wird unter dem Begriff Cross Media
Publishing (CMP) zusammengefasst. Mittels CMP werden
unterschiedliche Medien aus einer einzigen Ausgangsdatei bedient –
medienneutral. So einfach CMP sich darstellt, so zäh sind die
Beharrungskräfte in der Branche. Viele Unternehmen scheuen sich
noch, alte Zöpfe abzuschneiden und nehmen stattdessen bei der
Erstellung von Print-Katalogen noch „Gutenbergsche Mühsal“ auf sich:
Zuerst werden die Inhalte aus verschiedenen Quellen manuell
zusammengetragen – etwa aus alten Katalogen, einer Produktdatenbank
oder über Enterprise Resource Planning Systeme (ERP).
Diese Informationen übernimmt dann der Grafiker und erstellt
anschließend das Layout; zuerst für den Print-Katalog, später folgt
für die Web-Anwendung noch einmal das gleiche Procedere.
Neues Spiel, neues Glück
Diesem zeitaufwändigen und teuren Spiel machten die
„Wirtschaftsakademie Schleswig-Holstein GmbH“ (WAK) und „Dimension
Data Germany AG & Co. KG - Learning Solutions“ (DDLS) ein Ende
(siehe Kasten): Sie beauftragten hito solutions, Hersteller und
Dienstleister für E-Business-Lösungen, mit der Erstellung
elektronischer Kataloge.
Die beiden Unternehmen WAK und DDLS zählen zu den rund 30.000
Anbietern auf dem deutschen Weiterbildungsmarkt.
Sie alle kämpfen nach einer Studie des Fraunhofer Instituts (2/2004)
mit den gleichen Problemen:
Die Katalogplattform steuert sämtliche Publishing-Operationen
und sorgt für zentralen
Informationszugriff
Der Markt ist aufgrund der Vielfalt der Anbieter und Angebote
intransparent. Das bedeutet, dass verstärkt Marketingmaßnahmen
eingesetzt werden müssen, um im Markt überhaupt wahrgenommen zu
werden. Fazit des Instituts: Durch Produktdatenkataloge und
Produktklassifikationen kann die Markttransparenz beträchtlich
erhöht werden.
Ein weiterer Befund des Fraunhofer Instituts:
Die Prozesskosten der Bildungsanbieter sind zu hoch – überwiegend
wegen zu viel manueller Arbeit. „Erfahrungen aus dem Bereich der
materiellen Güter zeigen, dass die Beschaffungsprozesskosten durch
die Einführung der elektronischen katalogbasierten Beschaffung
teilweise um bis zu 80 Prozent reduziert werden konnten.“ Viele
manuelle Arbeiten bringen neben hohen Kosten hohe Durchlaufzeiten
mit sich. Erfahrungen zeigen, dass mit der elektronischen Abwicklung
die Beschaffungszeiten von acht bis zwölf
Tagen auf ein bis zwei Tage verkürzt werden konnten. Der Grund:
Schnittstellen, an denen nicht durchgängig elektronisch, sondern
manuell gearbeitet wird – so genannte Medienbrüche – werden durch
E-Procurement vermieden. Neben den allgemein bekannten Problemen,
mit denen die gesamte Branche zu kämpfen hat, musste
hito solutions für die spezifischen „Knackpunkte“ der WAK und der
DDLS Lösungen finden.
Das Kernziel der beiden Weiterbildungs-Unternehmen hieß: Innerhalb
kürzester Zeit sollten ihre Dienstleistungsinformationen sämtlichen
Vertriebskanälen zur Verfügung stehen – kostengünstig und schnell –
mit dem Fokus auf Online- und Printkataloge.
„In diesem Segment sind wir Spezialisten, weil wir genau
dieses Software-Know-how haben, die Prozesse kennen und Insider der
Weiterbildungs-Branche sind“, sagt Christopher Peche,
Geschäftsführer von hito solutions.
hitos Herzstück
Der smartPublisher
ist eine international konfigurierbare Katalogplattform zur
Steuerung sämtlicher Publishing-Operationen. Die Funktionsweise: Die
Artikel oder Dienstleistungen werden aus der Firmendatenbank
importiert und im smartPublisher medienneutral
aufbereitet.
Für eine möglichst zielgruppenorientierte Kataloggenerierung lassen
sich die Produkte nach unterschiedlichen Kriterien gruppieren,
filtern und sortieren. Der Produktkatalog kann durch das Hinzufügen
von Bildern, News, Anzeigen und PDF-Dateien beliebig erweitert
werden. Auf Knopfdruck wird im Anschluss ein Katalog erzeugt:
entweder als
kundenindividuell konfigurierbarer Webkatalog, als
nachbearbeitungsfreier Printkatalog oder als elektronischer Katalog
in XML. Auch die dynamische Erzeugung von einzelnen PDF-
Datenblättern und Flyern ist problemlos möglich.
Dynamische PDF-Dokumente
Bei den angebotenen PDF-Dokumenten auf den Webseiten von WAK und der
DDLS handelte es sich – wie bei den meisten anderen Unternehmen auch
– noch um statische Dateien, die mit Adobe Acrobat, Microsoft Word
oder ähnlichen Programmen hergestellt
wurden. Mit viel manueller Mühe. Ein weiterer Nachteil: Die
Änderungen der Inhalte konnten nicht automatisch generiert werden.
Das wurde durch den Einsatz von smartPublisher anders:
Ändern sich Angebote der Institute, so wird das automatisch beim
nächsten Download des Kunden angezeigt. Dynamische Kataloge können
mit statischen Inhalten ergänzt werden. Auf diese Weise bleibt der
Katalog immer auf dem neuesten Stand. Per Internet kann sich der
Kunde daraus individuell die gewünschten Informationen
zusammenstellen und anschließend ausdrucken.
„Mit dem smartPublisher können sowohl
Online-Angebote – für Warenkörbe, Suchfunktionen und andere
Webanwendungen – als auch Print-Versionen erstellt werden. Das gilt
auch für Datenträger wie CDs. Der besondere Zeit- und Kostenvorteil
dabei liegt unter anderem darin, dass alle Printversionen
nachbearbeitungsfrei sind“, fasst Peche zusammen. Vorteile, die
Unternehmen wie die Wirtschaftsakademie Schleswig-Holstein und
Dimension Data Learning Solutions erkannt haben und für sich nutzen.
Das Mischen von dynamischen Katalogen mit statischen Inhalten
ist die Stärke des Systems.
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